Kort sagt
- Verksamheter inom socialtjänst och LSS ska ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.
- Kärnan är enkel: ta reda på hur det fungerar, rätta till det som brister och följ upp.
- De som bor hos er är den viktigaste källan – fråga dem regelbundet och anonymt.
- IVO tittar på hur ni arbetar med kvalitet över tid, inte bara på hur det ser ut just den dagen.
Kvalitetsarbete på 30 sekunder
Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete gäller både offentliga och privata verksamheter inom socialtjänst och LSS. De säger inte exakt hur ni ska göra, men att ni ska planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten – och kunna visa hur.
Det här ingår
Processer och rutiner
Beskriv hur viktiga saker görs – från inskrivning till utskrivning – så att alla gör på samma sätt.
Egenkontroll
Kontrollera regelbundet att rutinerna följs och att resultatet blir det ni vill.
Riskanalys
Tänk i förväg på vad som kan gå fel och vad ni gör för att förhindra det.
Avvikelser och lex Sarah
Ta emot, utred och lär av det som har gått fel – och anmäl det som är allvarligt.
Klagomål och synpunkter
Gör det enkelt för de som bor hos er, anhöriga och kommuner att säga vad de tycker.
Personalen är med
Kvalitetsarbetet görs tillsammans med medarbetarna, inte bara av ledningen.
Ett år på ett HVB
Så kan kvalitetsarbete se ut i vardagen – inte som en pärm i en hylla, utan som samtal och små förändringar. Hemmet och personerna är påhittade.
Avvikelser
Rutinen som ingen använde
Föreståndaren Daniel märker att samma sak händer gång på gång: när en ny ungdom flyttar in får skolan veta det för sent, och de första veckorna blir kaotiska.
Personalen skriver en avvikelse varje gång det händer. På personalmötet går de igenom dem tillsammans och ser mönstret: rutinen fanns, men den låg i en pärm som ingen öppnade.
De gör om rutinen till en kort checklista som den som tar emot den nya ungdomen fyller i samma dag. Två månader senare följer de upp, och nu fungerar det.
- Hitta
- Avvikelser och mönster
- Åtgärda
- Ändra rutinen tillsammans
- Följ upp
- Fungerar det nu?
Brukarundersökning
Vad tycker de som bor här?
Två gånger om året svarar ungdomarna på en anonym brukarundersökning i sina telefoner, via en QR-kod på anslagstavlan. Frågorna är samma som IVO brukar ställa: känner du dig trygg, lyssnar personalen och vet du vem du kan vända dig till?
I våras sticker ett svar ut: många tycker inte att de får vara med och bestämma. Daniel tar med resultatet till husmötet, och ungdomarna får själva föreslå vad som ska ändras.
Nu leder ungdomarna husmötet varannan vecka och bestämmer en del av helgaktiviteterna. På hösten har svaret blivit bättre, och det syns eftersom frågorna är desamma varje gång.
- Anonymt?
- Ja
- Hur ofta
- Regelbundet
- Viktigast
- Att göra något med svaren
Medarbetare och kunder
Två frågor till – till personalen och till kommunerna
Daniel frågar också sin personal. Medarbetarundersökningen visar att nattpersonalen känner sig ensam med svåra beslut. Nu finns en tydlig rutin för när och hur de ringer bakjouren.
Han frågar även de socialsekreterare som placerar hos dem. Kundundersökningen visar att de vill ha snabbare återkoppling efter inskrivningen, så nu hör kontaktpersonen alltid av sig inom en vecka.
När IVO kommer på inspektion kan Daniel visa både resultaten över tid och vad de har gjort med dem.
- Medarbetare
- Arbetsmiljö och trygghet
- Kunder
- Samarbete och återkoppling
- Visar IVO
- Resultat och åtgärder
Så gör ni en bra brukarundersökning
- 1
Ställ frågor som betyder något
Utgå från det som IVO och de som bor hos er tycker är viktigt: trygghet, delaktighet, bemötande och vem man kan vända sig till.
- 2
Gör det anonymt på riktigt
Samla inte in namn, och visa inga resultat när för få har svarat – i en liten grupp går det annars att gissa vem som har svarat vad.
- 3
Anpassa språket
Barn, unga och vuxna behöver olika ord. Håll det kort och enkelt, gärna med bilder.
- 4
Ta hand om de svåra svaren
Svarar någon att de inte känner sig trygga ska det direkt framgå var de kan få hjälp.
- 5
Gör något med resultatet – och berätta det
Gå igenom svaren med de som bor hos er och med personalen, bestäm vad ni ändrar och fråga igen nästa gång.
Så hjälper Socialguiden
Gör det enklare med Socialguiden
Vanliga frågor
Måste vi göra brukarundersökningar?
Det finns inget krav på just en enkät, men ni ska ta emot synpunkter och följa upp kvaliteten. En regelbunden brukarundersökning är ett av de enklaste sätten att visa att ni lyssnar.
Hur många svar behövs?
Ju fler desto säkrare, men även i små verksamheter syns tendenser över tid. Visa inte resultat när så få har svarat att svaren kan kopplas till en person.
Vad är skillnaden mellan en avvikelse och en lex Sarah-rapport?
En avvikelse är allt som inte blev som det skulle. En lex Sarah-rapport gäller missförhållanden eller risker för missförhållanden för dem som får insatsen.
Läs mer hos källan
